如何用信息化来预防医院设备资产采购 的漏洞问题研究

一、     医院设备资产采购管理现状

现在大部分医院的设备资产采购都是手工管理，有国家、医院相关设备采购管理制度，有制度，但都是手工，人为的执行。或者有一个进销存软件或者HIS系统，但这些软件大部分就是做采购入库的管理，没有一个真正的信息化系统来预防设备采购过程全过程的预防系统。

二、     预防医院设备采购漏洞的信息化整体设计研究

医院的信息化是整体的数字化医院建设，具体到资产采购环节是HRP（医院经营管理系统）的一部分，这次重点对采购环节漏洞的预防的研究，这个信息化研究也是数字医院的一部分。

医院的内部控制机制主要包括预算、收入、支出、货币资金、药品及库存设备资产、固定资产、工程项目、对外投资、债权债务、财务电子信息及监督检查等方面的内部控制内容。通过预算对财务、物流、固定资产和日常性支出的控制，以及物流实物账、固定资产实物账与财务账的自动核对，来确保医院内部控制机制的运行，降低医院经营风险。

实现基于设备运行生命周期、业务量预测、集中采购、网上询价比价等多种控制手段的科学采购决策，保证设备资产的不间断供应并将库存占用资金控制在合理水平；

实现设备资产采购入库即时条码规范管理，为设备资产的精细化、高效化管理奠定基础；

实现设备资产系统与财务成本系统的一体化，提高数据共享程度和数据的准确性、及时性，提高系统应用的整体功效。

建立资产管理动态台账，全程跟踪管理资产的采购、领用、使用、变动、维修、处置，即时明确资产的状态、价值、位置、使用科室、责任人，实现资产全员管理，彻底打破传统的资产管理模式（三账一卡制度）；

实现资产条码管理，将账面资产卡片与实设备资产产卡片一一对应起来，使其具备基本的物联网雏形，解决资产管理面临的种种难题，提高资产盘点速度；

实现资产的附件、组件、备品备件管理，提高资产管理的精细化程度，将资产管理精细化至零件级；

实现资产管理与财务成本管理的紧密集成，资产的折旧、维修等涉及到财务成本业务的自动生成对应的财务成本凭证（区分资金来源），并分摊至相应科室，提高核算效率和信息共享程度。

三、     信息化预防医院设备资产采购漏洞的详细设计

信息化设计包括系统架构、操作系统、数据库、安全、网络设计备份、日志等等的设计。这次重点是采购过程环节的采购漏洞进行信息化预防详细研究。

(一)     设备资产采购的组织机构信息化控制点（分工权限、金额权限、环节权限、报表权限）

公共的组织机构、部门涉及到业务科室、采购、设备、预算、财务、审计、招投标、院办等部门。

对不同设备资产的类型、资产金额的分等级审批环节、过程定义设置。如50万以上的医院设备资产采购必须走招投标流程，并必须有相关的控制点。原来大部分医院是手工制度来保障，通过信息化，就有招投标的相关详细流程、档案的归档和过程控制。

(二)     信息化强制要求供应商资质

系统支持供应商的档案、报价、服务、营业资格的管理和与之相匹配的评价管理，并与采购管理系统紧密集成，有利于医院跟供应商建立稳固的供应链联盟关系。

用户在进行评价的时候可以通过供应商的供货效率，供货质量，报价差等多个角度进行详细比较，选择最优秀的，最适合自己的供应商，为医院的设备资产采购业务找寻一个物美价廉的源头。信息系统可以强制要求必须符合医院设备要求的相关点，如营业执照、经营资质、授权等必须有，才能签订合同或者进入下一步的采购过程。

系统支持设备资产的“三证管理”，三证即供应商的营业执照、经营许可证，设备资产的注册证号。卫生设备资产入库验收时可进行三证比对。此三证的信息收集可以是强制性要求！

(三)     设备资产采购预算管理的信息化处理模式

信息系统支持周、月、季、年采购计划编制，同时还可以根据医院现在的设备运行情况，报废情况、维修维护情况、报废年限等综合资设备资产运行指标自动生成采购计划建议，还可以进行分析、查询和打印计划执行情况。并且系统自动用图表的形式追踪不同时段采购计划的完成情况，能动态控制采购计划实施，合理配置资源。

采购预算监控

为了有效地降低采购成本，系统针对预算进行实时的财务监控，可以明细到部门、个人、采购的数量、金额、折扣、信用额度等。系统设置了自动报警功能，对于采购费用超过预算一定比例系统将自动报警，超过的比例可以根据实际情况进行自行设定。

(四)     设备资产在线申请信息化预防点

借鉴现代化物流配送中心理念，采用设备资产设备资产在线申请领用，建立设备资产配送制度，变设备资产的领用为设备资产的配送制度。

请购单是设备资产需求科室记录设备资产请购情况的单据，它是采购科室进行采购的一种依据。当各需求科室需要采购某种设备资产时，可以以请购单的形式向采购科室提出购买申请。通过请购流程反映各需求科室对各设备资产的需求信息，并且可以保证采购行为是经过相关科室申请并经授权。

填制的请购单，通过处理自动生成采购订单，并可以查询该请购行为的执行情况。

由于请购单反映的是一种申请行为结果，用于指导采购行为，因此，请购单是医院设备资产采购的来源依据之一。但系统提供请购单明细表和请购单汇总表等以供查询。在实际业务操作中，请购的管理可以通过手工单据来解决，因此在系统中可以直接输入采购订单而不必填制请购单。大型医院可以通过上HRP或者通过网上设备采购平台进行请购处理。

(五)     信息化来预防设备采购入库环节

设备资产采购过程信息化预防点医院设备资产的采购来源于采购计划，首先根据医院业务预测各种设备资产的需求数量，综合市场供需情况和价格走势与科室的领用申请等制定合理的采购计划。

按照制度要求的走招标流程的走招标流程。招标流程的整个信息化流程，招标过程是有专业的招标公司负责，重点医院是把招标的结果信息化存档。

如果是院内招标，严格招标过程的信息化控制。

有些不需要走招标流程的，也必须进入多个供应商的询价比价工作，货比三家争取采购到质优价廉的设备资产。确定了供应商后进行价格谈判等签订合同下订单，填制设备资产采购单。如果与某些厂家形成可稳定的供应关系可以免去前几个环节直接进行设备资产采购。设备资产到货之后检验部门验货，合格后库管核对设备资产数量签字入库，最后财务签字确认。最后进行采购成本核算并进行采购凭证的生成，相应的应付款业务自动生成应付款帐，实现一体化运行。

针对普通设备资产，通过采购计划申报采购数量及其推荐（中标）供应商；针对特殊设备资产，由科室提出采购申请。所有的采购需求汇总审批，由采购员执行采购。通过采购订单确认之后，供应商发货，到货之后验收入库，完成采购。

采购订单主要反映了医院与供应商签定的采购合同，它是统计采购合同执行情况的依据；采购订单可生成设备资产采购单，并可随时监督订单的执行情况。

采购订单可以通过请购单或采购合同自动生成。通过采购订单，可生成到货通知单、采购单。

由于采购订单反映的是一种订货合同，因此，采购订单不记入任何实物库存账。但系统提供订单汇总及订单明细表以供查询，如：未执行采购订单表、未关闭采购订单表等，同时，提供“采购订单执行情况表”。

到货通知单（到货单）是对于设备资产采购到货入库前进行通知入库并验收的单据，该单据可以从采购订单中引用生成，也可以手工录入。

到货通知单作为通知入库的原始单据，可以记录通知入库的数量、实际到货的数量，以及根据入库验收要求进行相应的验收，确认可以验收入库的数量，对于需要进行入库前检验的设备资产，该单据还可以作为检验单的来源单据。

由于到货通知单反映的是一种通知行为，用于通知相关科室或人员进行收货验收，因此，到货通知单不记入任何实物库存账。但系统提供到货通知单明细表和到货通知单汇总表等以供查询。

实现设备资产采购入库即时条码规范管理，为设备资产的精细化、高效化管理奠定基础。

(六)     设备资产签订的合同管理信息化预防点

合同管理是采购管理环节的一个重要内容，系统提供专门的设备资产采购合同管理功能进行合同内容、模板的维护，合同的查询，合同与订单的关联和核销，准确反映合同的执行情况。合同管理和整个系统的业务处理是紧密集成的，合同的关键数据可以直接关联到业务单据中，即通过合同生成订单，对于一些非一次性执行完毕的合同（如框架合同等），也可通过订单来核销合同。因此合同可以控制业务的进行，业务也可以追溯合同。

由于电子合同的存在，因此告别了传统文山字海式的合同管理，通过电脑，医院财务部门、设备管理部门和具体的设备使用部门只需进行进行简单的操作就可以查询合同的信息，大大提高了工作效率和质量。

(七)     设备资产的采购各个部门的信息化预防点

采购中心通过采购管理可以轻松实现对供应商的管理和业务人员的管理，可轻松处理医院的各种采购业务，包括采购订单处理、设备资产采购、采购退货、直运采购退货。

设备（总务）部门通过采购管理可以实现供应商的选定和评价、价格变动幅度的设定、采购方式、结算方式等事项的确认；并且与合同管理相关联实时获取采购合同执行情况。

各业务科室可通过采购管理、设备使用管理下达采购计划并编制采购订单；订单到货时，填制设备采购入库单入库，到货完毕的采购订单自动关闭；对于不需要继续采购的采购订单可以手工关闭，关闭后的采购订单停止执行。对与计划采购必须指定采购订单号，对于非计划采购可以直接输入设备资产采购单；采购到货后可以通过验收入库进行设备入库处理；设备不需要安装的，领用直接进行固定资产在用管理。需要安装的设备先进行固定资产安装、在转为固定资产在用，进入设备本身的使用维修维护保养等后期环节。

医院财务部门很方便的管理设备资产的采购开票、采购退货开票、设备采购环节的差旅费、会议费、验证、签证、招标费用分摊或者归集处理等等。对于票货同到的采购可以直接作上开票标志，表示发票已到，否则作暂估入库，在发票到后再开具发票；提供作废及成批入库使用等。